一、校外文的收文

各单位收到国家或地方政府部门发至学校的公文，原则上应当统一交至校长办公室秘书科进行登记流转和处理。

二、校外文的流转

1.校长办公室秘书科通过省教育厅电子公文传输系统、传真系统等途径接收校外来文并进行登记，校长办公室负责人签署意见，由秘书科视情况交给职能部门或相关学院处理，并对重要来文备份留存。（如需要校领导审签或其他单位会签的，由秘书科进行流转；涉及多部门办理的校外文，秘书科将视领导批示，将批示首位的单位默认为主办文单位）

2.主办文单位应当在规定时间内及时处理相关文件，与秘书科保持密切联系，确保按质按期办理。

3.主办文单位办结后，应及时反馈给秘书科，如有报送材料、回复公文的，应将相关材料一并交至秘书科备份。

三、会议回执的报送

1.校领导出席校外会议或活动的回执，原则上应由校长办公室负责报送。职能部门负责人或教职工个人出席会议或活动的回执，由主办文单位负责报送。

2.需要学校正式行文报送文字材料的，由主办文单位负责牵头组织材料，按照发文程序办理。

3.办文期间，由秘书科校外文管理员负责统筹各类协调事宜，做好对内对外服务工作。