1.拟稿单位草拟文件，填写公文审批单，送至校长办公室秘书科登记、初核。经由校长办公室负责人复核、签署意见后，由秘书科呈至校领导审签。（如需要其他单位会签的，由秘书科进行流转；加急件可由拟稿单位在校长办公室签署意见、加盖正文骑缝章后自行在会签单位之间流转，后转交秘书科呈校领导）

2.拟稿单位将校领导签发的拟出公文排好电子版式，由拟稿单位主管领导在清样页签字确认。

3.将纸质版、电子版文档交由秘书科添加文号，定稿印刷，退回公文审批单，留存备份件。

4.拟稿单位取文，前往校长办公室行政科加盖公章。

5.已经加盖公章的公文原则上不允许再次修改，确需修改的由拟稿单位领导在需要修改的清样页上再次签字确认，由秘书科呈至校领导审签后重新出文，原文应交由秘书科销毁。

6.拟稿单位取回后，应妥善保管，并定期送至档案馆归档。