一、受理范围

根据国家和学校相关规定，凡我校具有中国国籍的在职教职工因工作或学习需要，赴国（境）外开展教育教学、科学研究、学术访问、国际会议、文化交流、国际赛事、文艺演出、体育训练、教育展览、培训、研修以及友好交流访问等公务活动，均应按因公临时出国（境）管理，办理相关审批手续。严禁未经批准，擅自出国（境）执行公务活动。

从事探亲、访友、旅游、就医等非公务活动属于因私出国（境），不在我处受理范围之内。

通过国家留学基金委公派留学项目派出的教职工，其出国（境）手续按照项目要求办理。

二、办理时限

出访团组应严格按照时限要求，向我校国际处/港澳台办提交完整的申请材料进行初审，不符合时限要求、材料不齐的团组不予受理。原则上，赴美国、加拿大、俄罗斯团组应提前3个月；赴其他需办理签证国家应提前2个月；赴港澳台地区及免签国家应提前1个月。上述时限要求将根据实时签证政策进行调整。

三、手续流程

流程	内容	备注	办理时限
准备材料	请申请人认真阅读《办理指南》，按照要求如实填写相关表格	表格模板 见文后链接	—
材料初审	在规定时限内，向指定邮箱提交完整材料（电子版）	审核意见将通过邮箱进行反馈	3个工作日
信息公示	组团单位通过内部局域网、公告栏等便于本单位人员知晓的方式如实公示出访团组和人员信息	如实际出访安排发生重大变化需重新公示	不少于 5个工作日
材料复核	将《材料交接单》及清单中列明的所有材料（纸质版）交至国际处/港澳台办	专办员现场确认后签字受理	2个工作日
校内审批	申请人通过学校OA系统请示上报	根据团组成员身份、经费类型、出访时间等，请团组成员所在单位、经费来源管理单位、人事处、国际处/港澳台办会签，报校领导审批	5-7个 工作日
申领护照	审批完成后由专办员通过湖南省外事管理系统向省外办/省港澳办申领护照/港澳通行证	需办理新护照的申请人请提前至湖南省外办签名、录指纹	5-10个 工作日
办理签证	通过省外办申请签证/签注	各国签证政策实时变化，请在办理前向专办员咨询确认	各国签证办理时限不一
行前培训	团组出访前，由组团单位组织开展行前培训	各单位应保留培训记录备查	—
返校报到	出访人员回国后应在5个工作日内归还证照,并在一个月内提交出访总结	完成报到手续后方可领取报账材料	—

四、材料清单

1.因公临时出国团组

（1）邀请函及翻译件

（2）出访日程

（3）任务申请表

（4）人员备案表

（5）团长责任告知书

（6）征求意见表（仅处级领导干部需提供）

（7）身份证（正反面照片）

（8）证件照（数字照片回执）

（9）公示记录

（10）团组资料表

（11）出访人员情况表

（12）*根据各国签证要求提供的其他材料

2.因公临时赴港澳团组

（1）中文邀请函

（2）出访日程

（3）任务申请表

（4）人员备案表

（5）团长责任告知书

（6）身份证（正反面照片）

（7）证件照

（8）公示记录

（9）公示情况说明

五、联系方式

联系人：罗老师

地址：二里半校区木兰楼225室

电话：86-731-88872145

传真：86-731-88872044

邮箱：jieluo@hunnu.edu.cn

六、表格模板