一、正式党员档案中必需的材料
正式党员档案应包括以下材料：1.《入党志愿书》2.入党申请书3.转正申请书4.《入党积极分子培养考察登记表》5.团组织推优意见表6.党校培训结业鉴定7.入党自传8.政审材料(含函调或外调材料和政审报告)9.《预备党员考察登记表》10.预审情况登记表11.公示情况登记表12.思想情况汇报13.其他材料，如党内外群众座谈意见等。所有附加材料一律用16k大小的纸张。
二、党员材料呈报时限要求
党支部召开接收预备党员或预备党员转正的大会后，要及时将支部大会决议填写在《中国共产党入党志愿书》上，并连同其他附加材料于支部大会讨论通过后15天内报上级党组织审批。上级党组织必须在支部上报决议2个月内召开委员会议，进行表决审批，并于审批后的1个月内报党委组织部审批。审批工作必须在支部大会讨论通过后的三个月内全部完成。对无故拖延新党员发展或转正审批的党组织，党委要追究相关责任。
三、《入党志愿书》的填写要求
《入党志愿书》是党组织对入党申请人进行审查的主要依据之一，也是党员的重要档案材料，必须严肃认真地填写。发展对象填写《入党志愿书》，须经上级党组织同意。在填写前，党支部负责人和入党介绍人应将填写的目的和意义、填写内容和要求作详细说明，发展对象应根据要求逐项填写，不得有任何隐瞒或伪造，要用钢笔填写，字迹要清楚，有关《中国共产党入党志愿书》(2004年制)填写具体要求如下：
1．“姓名”应与居民身份证一致。
2．“民族”填写全称。
3．“籍贯"填写本人的祖居地(指祖父的长期居住地)。“籍贯”和“出生地”按现行政区划填写到县(市、区)。
4．“学历”分毕业、结业、肄业三种，填写接受相应教育的最高学历。各类成人高等院校毕业生，应以国家教育行政部门或经其认可的部门、单位出具的学历证明为依据：接受党校教育的，以各级党校出具的学历证明为依据。不得填写“相当××学历”。
5．“单位、职务或职业”，无单位、职务的，填写职业。
6．“现居住地"填写现固定居住的详细地点。现役军人中的入党申请人不填写。
7．“入党志愿”着重填写本人对党的认识、思想发展过程和对入党问题的态度。
8．“本人经历(包括学历)”从上小学填起，起止年月要衔接。“在何地、何单位”要写全称。“任何职务”应写明主要职务。参加电大、函大、夜大、职大、自学考试等学习的，都应填写。取得学位的在相应栏目中注明。“证明人”填写熟悉本人情况的人或一同学习、工作过的人。
9．“何时何地加入中国共产主义青年团”、“何时何地参加过何种民主党派或工商联，任何职务”和“何时何地参加过何种反动组织或封建迷信组织，任何职务，有何活动，以及有何其他政治历史问题，结论如何”中的“何地”，应填写到工作单位或乡镇、街道。
10.“何时何地何原因受过何种奖励”，要写明受奖励的时间、经何单位批准、获奖名称、享受待遇等。
11．“何时何地何原因受过何种处分”，填写受到党纪、政纪、团纪处分或刑事处罚的情况。经组织复查被平反纠正的不需填写。
12．“需要向党组织说明的问题”，主要填写需要向党组织说明，而在其他栏目中不好填写的问题。
13．“入党介绍人意见”，填写介绍人了解和掌握的申请人的入党动机、思想品质、现实表现等情况，对是否同意其入党表明意见。
14．“支部大会通过接收申请人为预备党员的决议”，主要有两个方面的内容：一是说明入党申请人的基本情况和支部大会对他的基本评价；二是记载支部大会表决的情况：要求填写参加大会的具有表决权的正式党员数、讨论的情况、采取的表决方式、表决结果等。还需填写支部党员数、到会党员数和其中有表决权的人数，表决时同意、不同意和弃权的人数以及表决结果。最后还要写上支部名称、通过决议的年月日，并由支部书记签名盖章。
15．“上级党组织指派专人进行谈话情况和对申请人入党的意见”，填写党委委员或组织委员通过谈话了解到的申请人的入党动机是否端正，对党的基本知识是否了解，入党手续是否符合规定，谈话人对申请人是否具备党员条件和是否同意其入党的意见等内容。
16．“基层党委审批意见”，填写党委是否同意接收申请人为预备党员。同意接收申请人为预备党员的注明预备期从何年何月何日起至何年何月何日止。
17．“支部大会通过预备党员能否转为正式党员的决议” 的填写应根据党员大会讨论的情况，扼要说明预备党员在预备期的思想、学习、工作等方面的表现及其他需要说明的问题，指出其存在的缺点和今后努力的方向，并写明表决情况和表决结果，表决结果必须写明是同意按期转为正式党员，还是取消预备党员资格，或是延长预备期，延长预备期应写明延长时间（不能少于半年，不得超过一年）。
18.“支部大会通过延长预备期的党员能否转为正式党员的决议”时，应注意凡被延长预备期的，延长期满应及时讨论其能否转正问题，并将延长期间的表现及其他需要说明的问题、表决情况和表决结果填入该栏目。
19．“备注”填写在吸收有关人员入党，需要提高审批权限的情况下，县级以上党委的审批意见；填写取消预备党员资格和预备党员因故去世等情况。