报账指南
一、如何进入网上报账系统?
登录金宝搏官方188网站首页,点击右上角的“信息门户”,然后从“智慧财务”进入智慧财务管理平台进行操作,其中发票报销进入“极简报销”模块填报申请单,人员经费发放进入“工薪平台”模块录入发放表。操作手册地址:
(https://cwc.hunnu.edu.cn/title-list.jsp?urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1105)。
二、报销的基本要求
1、 报销发票时,应开具正确的发票信息。我校的税号信息如下图:购买方“金宝搏官方188”税号“12430000444875043T”;
当年的发票于当年报销,12月份的发票限次年第一季度内报销完毕;
2、发票票面需开具消费明细内容(品名、数量、单价),或者提供“销售货物或者提供应税劳务、服务清单”;
3、200元以下发票可以现金支付,其余均需出具付款记录或对公转账;
网购还需打印订单截屏;
4、以个人名义代开的发票,需出具代开人身份证复印件,若是代开劳务类发票(如维修、摄像)、租赁类发票(如租房、租车),还需录收入发放表代扣代缴个人所得税;
5、外文票据需简要翻译,热敏纸票据需复印;
根据银行水单兑换率折算,无法提供的则按报账当月1号中国银行公布的外汇牌价折算;
同一单位在同一天或针对同一事项在不同时间累计开具的发票合计2万元及以上需附合同(盖学校合同专用章);
单笔经济业务30万元及以上还需财务处分管处长签批,50万元及以上还需财务处处长签批;
借款需填借款单,签批手续与报账一致,其中对私借款还需财务处签批。
三、报账的审批手续
注:全文所述“单张发票”指一张发票、连号发票或同一单位在同一天开具的发票。
(一)学院及职能部门经费
注:
各二级单位“一支笔”与党政一把手报销费用时,需财务“一支笔”、党政一把手三人联签并加盖单位公章。
(二)各二级单位的离退休工作经费
(三)二级单位工会行政补助经费
注:划转标准见《金宝搏官方188工会经费收支管理办法》
(四)一流学科建设经费
注:1、单张发票1000元及以上且用于购买设备、图书、办公用品的还需学院院长会签;
2、文科单张发票或人员经费3000元及以上需发展规划处审核,3万元及以上还需主管学科的校领导审批(杨震副校长);
3、理科单张发票或人员经费5000元及以上需发展规划处审核,5万元及以上还需主管学科的校领导审批(杨震副校长)。
(五)重点实验室、创新创业基地、人文社科机构等经费
注:
1、重点实验室经费单张票据金额5万元及以上的需报主管科研的校领导审批(谢资清副校长);
2、人文社科机构经费的报销经负责人签字后加盖学院公章。
(六)科研经费
经办人、证明人、项目负责人签字
注:特殊情况还需学院科研副院长签字并盖章。
(七)本科教学改革与建设项目经费
注:集体项目若项目负责人和教学副院长为同一人时,则由院长签批。
(八)研究生教学改革项目经费
注:研究生教改省级项目中可以列支资料发、数据采集费、会议差旅国际学术交流、设备费、劳务费、咨询费、印刷出版费、其他等。
规定详见《湖南省普通高等学校教学改革研究项目管理办法(2021年修订)》
四、具体报销要求分类
(一)人员经费发放
注:1、发放人员类别为校外人员时,需提供人员的单位、职称、工作内容和电话等信息;
2、发放人员类别为长期临聘人员时,需人事处职工交流培训中心签字并盖章(科研项目经费除外)。
(二)发票报销
1、办公用品、电脑耗材、实验材料、测试费、合成费、印刷费、邮寄费、电话费、翻译费、文献检索费、润色费、租赁费、物业管理费、广告宣传费等
2、图书资料
注:以下情况不需办理验收手续:
1、期刊、杂志、报纸不需办理验收手续;
2、附属单位如人民医院等不需办理验收手续;
3、本科生、研究生补贴费用购置的图书只需学院资料室验收,不需办理图书馆验收手续;
4、若下发图书资料,则不需验收,只需提供《领取人员签名表》;
5、行政部门购买工具书不需图书馆验收,若下发,则需提供《领取人员签名表》。
规定详见《金宝搏官方188各学院图书资料开放共享实施意见》、《金宝搏官方188各学院图书资料开放共享操作说明(试行)》
3、版面费及出版费
注:国社科基金项目不能报销版面费
4、专利费
注:理科纵向科研项目可以报专利申请费用,但不能报专利维护费。
5、会员费
6、会议费
注:规定详见《金宝搏官方188会议费管理办法》
根据湖南省财政厅《湖南省省直机关会议费管理办法》湘财行(2018)17号文规定,会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果,会议不统一配发笔、笔记本,确需配发文件袋的,应选用一次性纸质文件袋或简易塑料文件袋,严禁配发公文包。
7、培训费
注:规定详见《湖南省省直机关培训费管理办法》
8、国内差旅费、国际差旅费
注:1、报销学生或临时工差旅费,如老师已垫付需附学生或临时工身份证复印件并在复印件上写明“某某老师已垫付差旅费及补助”,才可转入老师卡中。需给予学生或临时工补助的,由项目负责人写明“同意给予补助”;
2、科研经费中报销野外考察费用时,如住在农户家中,报销住宿费可采用以下两种方式:
由农户去当地税务局代开住宿费发票,报销时需附农户身份证复印件及付款记录;
3、若无法取得代开发票,则由农户提供住宿说明并签字、印指纹、留电话号码,住宿说明需学院科研副院长签字并盖章,报销时需附农户身份证复印件及付款记录。
交通工具及住宿费标准详见《金宝搏官方188差旅费管理办法》
注:1、临时出国(境)人员费用开支标准及范围等规定详见《因公临时出国经费管理办法》(财行【2013】516号);
2、国家公派出国访学,国家已资助差旅和生活等费用的,不能再凭票从科研经费里报销;与科研相关的出国经费,才能报销;因私出国的,不予报销;
3、严谨随意更改行程和访问内容。按国家和省医疗保险相关规定,赴国(境)外期间发生的医疗费用不能报销。外籍及港澳台教职工因公赴其他国家或地区,报国际处/港澳台办备案。规定详见《金宝搏官方188教职工因公临时出国(境)管理办法》(校发【2021】35号)
9、市内交通费
注:除科研项目经费外,其他经费自《金宝搏官方188公务交通经费管理办法》(校行发财字【2020】1号)发布之日起(2020年1月16日),不再报销私车公用汽油费发票,因公租赁车辆的,凭审批过的《金宝搏官方188公务交通费用申请及结算单》和正规发票据实报销,租赁车每公里的单价费用不能高于学校同类公车的单价费用。
10、设备及软件购置费
注:
1、资产申报请登录资产与实验室业务信息平台(信息门户——采购系统——采购管理——采购申报);
2、购买进口设备,还需附委托代理进口协议、外贸合同、银行水单、国外发票、代理费发票、进口货物报关单、进出口货物免税证明、装箱单等相关附件;
3、报销设备购置款项时,不需在网上预约,将所有资产报账单据交由资实处,按如下程序办理即可:资产购置报账票据按规定审批→资实处办理固定资产登记手续→做好网报单→将所有报账票据和网报单一起交给资实处何晓芳老师(203房)。(由何晓芳老师统一交财务报账)。
11、餐费
注:标准:
1、公务活动工作餐:40元每人/每餐;
2、国内接待餐:140元每人/每餐;接待对象10人以内,陪餐人数不得超过3人,超过10人的,陪餐人数不超过接待对象人数的三分之一;
3、国外接待餐:厅局级及以下人员出面举办的宴会,300元每人/每餐;其他宴请,外宾5人及以内的,中外人数原则上1:1以内安排,超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
标准详见《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》、《湖南省省直机关外宾接待经费管理办法》
12、维修(护)费
13、学生实习费
注:学生在校外实习,补助标准按每人每天不高于10元包干;指导老师补助标准按每人每天不高于80元包干。
规定详见《金宝搏官方188实习教学经费管理补充办法》
14、学生暑期“三下乡”社会实践活动经费
15、党建活动费
注:费用标准:
1、伙食费:在差旅费伙食补助费标准内据实报销,一天仅一次就餐的,人均不超过40元;
2、租车费:大巴(25座以上)每辆每天不超过1500元,中巴(25座以下)每辆每天不超过1000元,租车到常住地以外的,可以适当增加租车费;
3、场地费:每半天人均不得超过50元。
规定详见《中央和国家机关基层党组织党建活动经费管理办法》